Voyage d’affaires au Canada : quelles formalités effectuer avant tout départ ?

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Les déplacements professionnels exigent une organisation minutieuse. Vous devez planifier convenablement les différentes activités et les rendez-vous. La moindre improvisation pourrait vous empêcher d’atteindre vos objectifs. De même, quelques formalités s’imposent dans le cadre de la préparation d’un voyage d’affaires. Découvrez les démarches à effectuer avant tout départ vers le Canada.

Les formalités administratives

Avant tout déplacement professionnel, vous devez établir une check-list des activités à effectuer. Après la confirmation des rendez-vous et des dates de votre séjour, vous entamez les différentes démarches pour apprêter les documents de voyage nécessaires.

Un passeport valide

Cette pièce reste indispensable pour sortir d’un pays. Vous en disposez certainement déjà. Vérifiez sa date d’expiration. Assurez-vous que vous pourrez vous en servir pendant tout votre séjour jusqu’à votre retour. Nous recommandons une validité minimale d’au moins 6 mois. En réalité, tout dépendra de la durée du voyage d’affaires et de la probabilité de prolonger votre présence.

Un AVE Canada

Ce document s’apparente à une autorisation de voyage électroniquement relié à votre passeport. Vous devez absolument présenter cette pièce pour pouvoir embarquer dans l’avion. Sa démarche d’obtention se révèle beaucoup moins contraignante. La procédure pour faire une demande d’AVE Canada en ligne reste assez simple. Généralement, la réponse intervient en temps réel. Parfois, l’attente peut durer 72 heures. Vous pouvez aussi vous rendre directement à l’ambassade du Canada à Paris ou au consulat pour introduire physiquement une requête. Seuls les ressortissants des pays exemptés de visa peuvent prétendre à un AVE Canada. Ce document reste valide sur une période de 5 ans. Toutefois, il expire forcément avec le passeport présenté lors de la demande. En cas d’inéligibilité, vous devez entamer les démarches pour obtenir un visa en bonne et due forme d’entrée au Canada. La procédure se révèle plus longue et plus complexe. Nous vous recommandons donc d’introduire votre requête d’AVE Canada assez tôt pour éviter toute surprise désagréable de dernière minute.

Introduisez votre demande d’AVE Canada au moins dix jours avant la date de départ. Cela vous épargnera d’une procédure d’urgence plus coûteuse.

L’inscription au répertoire des Français à l’étranger

Les ressortissants de la France doivent signaler tout séjour en dehors de leur territoire. Cette formalité s’accomplit sur le site du ministère des Affaires étrangères. Vous y obtenez des informations fiables sur le Canada pour réussir la préparation de votre déplacement professionnel. N’oubliez surtout pas de vous inscrire au portail Ariane. Cette précaution peut se révéler salutaire en cas de problème comme un attentat, un tremblement de terre, une catastrophe aérienne, etc. Le gouvernement français vous fournira des instructions fiables en temps réel. Cette mesure de sécurité vous permet de voyager en toute tranquillité.

La couverture santé

Après la collecte des documents de voyage, vous devez prendre des dispositions pour réduire les risques de maladies lors de votre périple d’affaires. Cela implique une actualisation de vos différents vaccins. Le Canada n’en impose aucun. Toutefois, les autorités françaises recommandent de se prémunir contre la diphtérie, la poliomyélite, le tétanos et les hépatites A et B. N’oubliez surtout pas de prévoir une trousse de pharmacie pour votre voyage. Mettez-y les médicaments que vous utilisez souvent. N’hésitez pas à prendre les conseils de votre médecin traitant. Il en profitera pour ausculter dans le cadre d’un mini-bilan de santé. Prévenir vaut toujours mieux que guérir !

Par ailleurs, vérifiez si les services compétents de votre entreprise ont bien souscrit pour vous une assurance mission professionnelle. Votre prestataire pourra donc gérer les éventuels aléas de voyage. Cela vous permettra de vous concentrer sur votre déplacement d’affaires. Nous vous recommandons un contrat d’assurance complet et performant qui vous offre suffisamment de garanties. Cela implique une prise en charge du retard d’avion, des annulations, de la location de voiture, des frais médicaux et de rapatriement, des dépenses liées à un accident, etc. Vous souscrivez à une formule en fonction de vos besoins, de vos attentes et des risques existants.

Les réservations à effectuer

Après l’obtention des documents de voyage, vous pouvez passer à l’achat de votre billet d’avion. Cela implique la connaissance de la date et de l’heure de départ. L’acquisition ne doit pas s’effectuer au hasard. Vous prenez notamment en compte les différentes villes où vous devez participer à des rendez-vous. Nous vous recommandons de consulter une plateforme comparative pour profiter des meilleurs tarifs. Pour les déplacements à l’intérieur du Canada, renseignez-vous sur les moyens de transport disponibles pour identifier celui qui vous conviendra le plus. Certains dirigeants choisissent un billet aller-retour pour réaliser quelques économies. Optez pour cette solution uniquement lorsque vous voyagez dans le cadre d’un programme bien établi sans risque important de bouleversement.

N’oubliez pas non plus de réserver des hôtels dans les villes ou les localités à parcourir. Misez sur des logements à proximité de vos lieux de réunion ou de rendez-vous pour éviter les longs trajets. Assurez-vous de la disponibilité du Wi-Fi pour rester connecté en permanence avec vos partenaires et collaborateurs. Vous avez aussi la possibilité de louer une voiture pour vos déplacements. Cela s’effectue sur simple présentation d’un permis français. N’oubliez pas de le prendre sur vous lors de vos préparatifs. Nous vous recommandons d’imprimer systématiquement toutes vos réservations. Si nécessaire, vous pourrez les exhiber facilement. Vous pouvez également les conserver dans votre boîte électronique.

La préparation de votre valise

Vous vous demandez certainement pourquoi ce point figure au nombre des formalités à accomplir ! Oui, vous devez remplir vos bagages sans perdre de vue les produits prohibés. Cela vous évitera la confiscation de certains de vos biens lors de votre passage de sécurité à l’aéroport. Vous ne devez pas inclure dans vos effets des objets coupants ou tranchants. N’emportez pas les contenants liquides trop impressionnants. Nous vous recommandons de voyager avec une valise cabine. Cela vous permettra de gagner du temps au moment de l’embarquement. Vous déplacerez sans trop vous encombrer. Cela représente un excellent si vous envisagez un changement fréquent de lieu d’hébergement.

Pour réussir vos choix vestimentaires, prenez en compte les événements auxquels vous devrez participer. Ne perdez pas de vue la météo des villes que vous traverserez. Cela devrait vous aider à retenir de bons habits. Considérez également la culture professionnelle du Canada. Optez pour des tenues qui ménagent la susceptibilité de vos partenaires commerciaux. N’hésitez pas à effectuer quelques recherches pour éviter d’éventuels impairs. Si possible, prévoyez quelques costumes locaux pour impressionner vos interlocuteurs. Cela pourrait impacter positivement vos négociations. Quant aux affaires d’hiver, vous pouvez les acquérir dès que vous arrivez au Canada. De nombreux magasins proposent sur place des gants, des manteaux, des polaires et de multiples autres vêtements qui répondent parfaitement aux conditions climatiques. Dans tous les cas, conformez-vous au poids autorisé de bagages. Les agents au sol n’hésiteront pas à vous facturer la surcharge.

N’oubliez pas de prendre vos documents de voyages et les objets sensibles de travail comme votre ordinateur ou votre tablette. Vous aurez aussi certainement besoin d’un appareil photo pour immortaliser certains instants. Avant d’emporter votre téléphone, débloquez-le. Dans ce cas, vous aurez juste à acquérir une nouvelle carte SIM pour y insérer. Ne multipliez pas les petits bagages à main au risque d’en perdre lors du voyage.

Les autres dispositions pour réussir votre voyage d’affaires

Pour un bon déroulement de votre mission professionnelle, vous devez prendre certaines précautions.

  • Nous vous suggérons de prévoir des photocopies de vos papiers d’identité et de votre visa. Vous conservez ces documents en lieu sûr. Sauvegardez-les également sur le disque dur de votre ordinateur ou sur une plateforme cloud. N’enregistrez pas des informations personnelles sur votre poste professionnel. Limitez systématiquement son accès par un mot de passe. Cela évitera que des étrangers puissent consulter vos données en cas de vol ou de perte de votre matériel.
  • Nous vous recommandons de sauvegarder vos documents importants sur différents supports. Vous pouvez les conserver sur un disque dur externe, sur votre ordinateur ou sur une clé USB. En effet, un problème technique ou une panne peut dégrader vos fichiers et empêcher leur ouverture. Vous pourrez y accéder via un autre accessoire multimédia. Emportez vos chargeurs et vos adaptateurs de courant. Ces accessoires pourraient se révéler très utiles pour l’opérationnalité de vos équipements.
  • Vous devez aussi prévoir quelques gadgets pour impressionner vos homologues étrangers. N’oubliez donc pas vos cartes de visite. Si possible, organisez-vous pour les confectionner sur place au Canada. Vous pourrez en échanger avec les différents partenaires que vous rencontrerez lors de vos rendez-vous professionnels. Gardez également pour vos clients quelques goodies à l’effigie de votre entreprise. Apportez-leur aussi quelques brochures ou supports de communication qui leur permettront de mieux découvrir votre société.
  • Avant de partir pour un voyage d’affaires, intéressez-vous aux devises et aux moyens de paiement à utiliser sur place. Les transactions se réalisent essentiellement en dollar canadien. Le change peut s’effectuer avant l’embarquement ou l’arrivée. Pour obtenir de la monnaie locale, vous pourrez vous rendre dans les banques et les nombreux bureaux du Canada. Vous pouvez aussi régler vos opérations avec les cartes de crédit comme American Express, Diners Club, MasterCard ou Visa. Vous avez également la possibilité de retirer directement des espèces au niveau des distributeurs.

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